ขั้นตอนที่ 1: กำหนดวัตถุประสงค์การใช้งาน

ก่อนใช้ Canva ควรกำหนดให้ชัดว่า

• ใช้เพื่อการตลาด
• ใช้เพื่อเอกสารและพรีเซนเทชัน
• ใช้เพื่อ HR และงานภายใน
• ใช้เพื่อการศึกษา / อบรม

วัตถุประสงค์ที่ชัด
ช่วยกำหนดชนิด Template และสิทธิ์ผู้ใช้งานได้เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 2: จัดทำ Brand Kit กลาง

Brand Kit คือหัวใจของการใช้ Canva ในองค์กร
ควรกำหนดให้ครบ เช่น

• โลโก้อย่างเป็นทางการ
• สีองค์กร
• ฟอนต์มาตรฐาน

เมื่อทุกคนใช้ Brand Kit เดียวกัน
งานทุกชิ้นจะมีภาพลักษณ์องค์กรที่สม่ำเสมอ

ขั้นตอนที่ 3: สร้าง Template กลางขององค์กร

องค์กรควรมี Template กลาง เช่น

• Template โพสต์ประชาสัมพันธ์
• Template Presentation
• Template Proposal
• Template เอกสารภายใน

พนักงานแต่ละฝ่าย สามารถนำ Template ไปใช้ต่อ
โดยไม่ต้องเริ่มงานใหม่ทุกครั้ง

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดโครงสร้างทีมและสิทธิ์ (Permission)

Canva Team / Organization
สามารถกำหนดสิทธิ์ได้ เช่น

• ใครแก้ไข Template กลางได้
• ใครใช้ได้อย่างเดียว
• ใครมีสิทธิ์อนุมัติงาน

ช่วยลดความเสี่ยง จากการแก้ไขไฟล์ผิดพลาด

ขั้นตอนที่ 5: กำหนดขั้นตอนตรวจสอบงาน

ก่อนนำสื่อไปใช้งานจริง
ควรกำหนดขั้นตอน เช่น

• ตรวจความถูกต้องของข้อมูล
• ตรวจความถูกต้องของแบรนด์
• ตรวจข้อความและภาพ

Workflow นี้
ช่วยลดความผิดพลาดในการสื่อสารองค์กร

ขั้นตอนที่ 6: จัดเก็บไฟล์อย่างเป็นระบบ

องค์กรควร

• จัดโฟลเดอร์แยกตามแผนก
• แยกตามปีหรือโครงการ
• ตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมาย

การจัดเก็บที่ดี
ช่วยให้ทีมค้นหาและนำกลับมาใช้ซ้ำได้ง่าย

หลายองค์กรใช้แนวทางนี้

• Canva → งานสื่อสาร การตลาด เอกสาร และ HR
• Adobe → งานกราฟิกเชิงลึก
• PowerPoint → งานรายงานเชิงบริหาร

Canva ทำหน้าที่เป็น
“เครื่องมือกลาง” ของการสื่อสารองค์กร